POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Toutes les informations personnelles que nous recevrons de votre part seront protégées par notre engagement et devoir de confidentialité. Notre politique de confidentialité s’inscrit dans les obligations définies par la loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, LQ 2021, c 250) et les lignes directrices du Gouvernement du Québec (Modernisation de la protection des renseignements personnels | Gouvernement du Québec).
Quels types de renseignements recueillons-nous et comment ?
Les seuls moyens de collecte d’informations personnelles sont la boîte vocale confidentielle de notre clinique dans laquelle vous pouvez laisser un message selon votre choix ou à travers un courriel que vous pourriez nous envoyer par courriel (info@connectepsychology.com) ou enfin par une demande de service envoyé à l’aide du formulaire sur notre site web qui est transféré en format message courriel à notre courriel de clinique. Aucune information personnelle sur vous ne sera recueillie par aucun autre moyen avant de commencer votre démarche de psychothérapie ou thérapie nutritionnelle.
Les renseignements personnels recueillis lors du premier contact avec un client sont limité à l’essentiel : le nom de la personne, leur numéro de téléphone et une adresse électronique, leur âge, leur horaire (disponibilités), ainsi que leur motif de consultation.
Les renseignements recueillis dans le cadre d’une session de psychothérapie ou thérapie nutritionnelle sont protégés en respectant leur code professionnelle de déontologie. Votre thérapeute vous expliquera leur politique de confidentialité (soit avant ou lors de votre première session) pour assurer votre consentement libre et éclairé.
Pour quelles fins sont ces renseignements collectés?
Une demande de service d’un client peut être reçue soit par courriel, à info@connectepsychology.com, à travers le site web (bouton demander un RDV) ou par une demande effectuée par téléphone en laissant un message dans notre boîte vocale ou en parlant à notre réceptionniste. Le minimum d’information est recueilli dans le but de pouvoir vous offrir le meilleur service tout en protégeant votre confidentialité. Notre objectif est de vous trouver le professionnel démontrant les champs de compétence requis pour vous aider. Une brève cueillette d’informations nous permet d’effectuer le meilleur jumelage entre vous et tel professionnel à partir d’une analyse clinique personnalisée de votre situation, les expertises de nos professionnels et vos disponibilités (horaire).
Ces informations nous permettent également de faire un suivi pour planifier le premier RDV avec le thérapeute qui est le plus approprié pour répondre à vos besoins (selon la catégorie d’âge et le motif de consultation).
Nous croyons qu’il est important que vous sachiez comment nous utilisons vos renseignements. À cet effet, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements vous concernant seulement pour les fins suivantes :
Mesures prises de protection mises en place pour assurer votre confidentialité
Si la demande est reçue par courriel, les informations sont conservées dans le compte Gmail de la réception pour un temps limité (une fois que les informations sont transmises au thérapeute assigné, le message courriel est supprimé). Le compte courriel est sécurisé par un mot de passe avec double vérification lors du login, et l’accès est limité à la réceptionniste, la coordinatrice et les cofondateurs (au besoin., ex. en cas d’absence de la réceptionniste). Si la demande est effectuée par téléphone, la réceptionniste reçoit les informations du client verbalement ou par message vocal. Si un client confirme qu’il aimerait être sur notre liste d’attente les informations seront aussi notées dans un document électronique (liste d’attente qui inclut le prénom et premier initial du nom de famille de la personne, leur numéro de téléphone, adresse courriel, leur motif de consultation et leur âge) sur google drive qui est sécurisé par un mot de passe et l’accès est limité à certains membres de notre équipe, notamment, la réceptionniste, la coordinatrice et les deux cofondateurs de la clinique. Si un client est pris en charge et prend rendez-vous, les informations recueillies sont transférées sur la liste de clients actifs avec le thérapeute assigné noté, et les informations sont supprimées de la liste de clients en attente. Les seules personnes qui ont accès à ces documents sont la réceptionniste, la coordinatrice de la clinique et les deux cofondateurs de la clinique (ces informations sont détruites après un an). Aucune autre personne que celles mentionnées ci-haut (ainsi que le thérapeute de l’équipe qui prendra en charge votre suivi) n’aura accès à vos informations personnelles.
Les communications qui pourraient être effectuées
Ça va de soi que les informations de base seront partagées avec le thérapeute assigné au client dans le but de pouvoir leur offrir le service demandé. Les informations partagées avec le thérapeute sont le nom, l’âge, le motif de consultation et leur coordonnées (courriel et numéro de téléphone). Les informations sont transmises par courriel et à l’aide de l’application JANE (https://jane.app/) . Ce logiciel remplit les exigences prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les document électroniques (LPRPDE JANE App).
Le motif de consultation et l’âge sont envoyés par courriel gmail (info@connectepsychology) de façon dépersonnalisé (le nom de la personne et leurs coordonnées ne sont pas inclus dans le message, mais sont indiqué dans l’horaire du thérapeute dans l’application Jane); le thérapeute reçoit l’heure du RDV et en consultant leur horaire (application Jane), le thérapeute pourra associer les informations reçues par courriel (motif de consultation, age, coordonnées) à la personne qui occupe la plage dans leur horaire, tout en protégeant la confidentialité de la personne.
Obligations liées au consentement
Le fait que vous nous communiquez des informations personnelles par courriel, boîte vocale, ou verbalement lors d’échange par appel téléphonique constitue pour nous un consentement de votre part à ce que nous utilisions ces données aux fins telles que décrites plus haut (vous offrir le meilleur service pour répondre à votre demande). Une fois que la demande de services est reçue et traitée (dossier pris en charge par un membre de notre équipe (psychologue, psychothérapeute ou étudiant doctoral supervisé), ce membre de l’équipe poursuit le processus avec leur évaluation psychologique et collecte d’informations personnelles. Ces informations seront contenues dans le dossier du client créé par le membre de l’équipe qui offre le suivi. Ces données seront protégées par le « Règlement sur la tenue de dossiers et des cabinets de consultations des psychologues » et par le « Code de déontologie des psychologues ».
En résumé, aucune de vos informations personnelles ni informations permettant de vous identifier, sera transmise à l’extérieur de notre clinique ou à d’autres personnes appart qu’un membre de notre équipe.
Information sur le logiciel de téléthérapie
L’avantage de la téléthérapie est que nous pouvons mener des séances de thérapie même lorsqu’il n’est pas possible de se voir face à face. La téléthérapie est actuellement offerte comme option par la plupart des psychologues et thérapeutes. Votre psychologue ou thérapeute réalise des séances de téléthérapie dans un endroit calme et privé, sans distraction ou interruption, et sur une connexion Internet privée, afin de préserver la confidentialité. Toutefois, puisque nous devons recourir à une plateforme de téléthérapie pour communiquer entre nous, cela ajoute une tierce partie sur laquelle la psychologue ou thérapeute n’a aucun contrôle. Il est donc important que vous vous familiarisez avec leurs termes de confidentialité. La technologie de téléthérapie sélectionnée est Zoom (https://zoom.us/) ou JANE (https://jane.app/). Le fait que vous acceptez une session de thérapie virtuel (téléthérapie) constitue pour nous un consentement de votre part à ce que vous avez lu et vous comprenez les conditions de sécurité et de confidentialité associés a Zoom (https://zoom.us/fr-fr/security.html), et-ou a JANE (https://jane.app/guide/security/list-of-security-features) et que vous autorisez votre psychologue, à utiliser cette technologie de téléthérapie pour vos séances de thérapie.
Afin de préserver la confidentialité et de profiter pleinement de vos séances, vous comprenez qu’il est de votre responsabilité de choisir un endroit où vous serez seul(e) et non dérangé(e). Vous acceptez d’éteindre les applications et les notifications de vos appareils, afin de ne pas interrompre les séances. Vous avez été avisé(e) par votre psychologue de recourir à une connexion Internet sécurisée, plutôt qu’une connexion Wifi publique gratuite. Enfin, les séances ne peuvent être enregistrées sur un support audio ou vidéo par l’une ou l’autre des parties, à moins que les deux parties y consentent par écrit.
En tant que client, vous avez en tout temps un droit d’accès, de modification, de correction ou de suppression des renseignements personnels qui vous concerne. Pour apporter des corrections à ses renseignements personnels ou les mettre à jour, pour demander le retrait des renseignements personnels de la liste de contacts de la clinique ou pour toutes autres questions concernant la collecte et l’utilisation des renseignements personnels, le client doit communiquer avec le Responsable de la Protection des Renseignements Personnel, Jodie Richardson à l’adresse courriel suivante jrichardson@connectepsychology.com
Jodie Richardson, PhD
jrichardson@connectepsychology.com
514-507-0745
